add a Digital Signature in Microsoft Outlook

Bài báo này giải thích Chứng chỉ kỹ thuật số và làm thế nào để thêm chữ ký điện tử vào bản sao Microsoft Outlook hoặc ứng dụng email khách tương tự trên máy tính Windows.

Chứng chỉ Email Kỹ thuật số

Chứng chỉ email kỹ thuật số đảm bảo rằng nội dung thư giống hệt như nội dung được gửi bởi người gửi email. Nếu bất kỳ người trung gian nào cố gắng truy cập vào một hoặc nhiều gói email và cố gắng sửa đổi nội dung, ứng dụng email khách sẽ hiển thị thông báo lỗi khiến email không thể tin cậy được. Chứng chỉ chữ ký số bao gồm một khóa riêng tư đối với ID email của bạn. Bạn có thể xem chứng chỉ email bằng cách nhấp vào biểu tượng ‘huy hiệu’ ngay phía trên thư trong Microsoft Outlook và các ứng dụng email khác. Đây là dạng chữ ký email kỹ thuật số.

Chứng chỉ kỹ thuật số cho email được cấp bởi cùng một tổ chức cung cấp SSL và các loại chứng chỉ khác cho các trang web. Có các dịch vụ trả phí và miễn phí giữa các cơ quan. Để dễ hiểu, chúng tôi sẽ sử dụng Comodo làm nhà cung cấp chứng chỉ. Comodo cung cấp miễn phí chứng chỉ kỹ thuật số cho email cá nhân và bạn có thể đăng ký bao nhiêu ID email tùy thích. Khi bạn đã cài đặt chứng chỉ trên máy tính của mình, bạn chỉ cần nhập nó vào ứng dụng email – như Outlook – để ứng dụng email có thể sử dụng chứng chỉ số.

Nếu có nhiều hơn một chứng chỉ chữ ký số trong ứng dụng email, chúng được liên kết với các tài khoản khác nhau nhưng có liên quan. Một ID email không thể có hai chứng chỉ số. Khi bạn gửi email, ứng dụng email khách sẽ tự động liên kết chứng chỉ chữ ký điện tử liên quan đến email.

Thêm chữ ký điện tử vào Outlook

Email Signature Certificate Services, bao gồm cả Comodo, cũng cung cấp mã hóa mà bạn có thể sử dụng làm bảo mật tùy chọn. Tuy nhiên, trong trường hợp này, người nhận cũng nên sử dụng cùng một phần mềm để giải mã email. Ví dụ: nếu bạn tải xuống và sử dụng Comodo Certificate Manager (một phần mềm trả phí cho phép bạn quản lý các chứng chỉ kỹ thuật số của mình trên mạng), bạn phải yêu cầu người nhận cài đặt tương tự nếu bạn muốn gửi email được mã hóa đến người nhận. Nhưng không phải ai cũng sẵn sàng chi tiêu cho bảo mật, đặc biệt nếu họ không tham gia nhiều vào máy tính.

Có một cách khác mà một số dịch vụ cung cấp. Họ sẽ lưu trữ thư được mã hóa thực tế trên máy chủ của riêng họ và chuyển tiếp một khóa đến người nhận cùng với liên kết đến thư trong một thư riêng biệt. Sau đó, người nhận có thể nhấp vào liên kết và sử dụng khóa để giải mã email. Nhưng vì bài đăng này là về chữ ký điện tử trong email, chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết về việc mã hóa thư. Hiện tại, hãy hiểu rằng cũng có thể mã hóa nếu bạn đang sử dụng chữ ký email kỹ thuật số Comodo hoặc bất kỳ dịch vụ tương tự nào khác.

Điều này trông có vẻ phức tạp, nhưng sử dụng chữ ký điện tử dễ dàng như việc nhấp vào nút để xác thực thư, chỉ sau khi bạn nhấp vào Send. Bạn chỉ cần nhấp vào Allow.

Hình 2 - Cấp phép email bằng chứng chỉ số miễn phí

Cách lấy chữ ký điện tử miễn phí cho Outlook

Mặc dù có một số nhà cung cấp cung cấp chứng chỉ email miễn phí và trả phí cho chữ ký điện tử, chúng tôi sẽ nói về Comodo, làm ví dụ. Phương pháp cài đặt chứng chỉ từ các nhà cung cấp khác ít nhiều giống nhau.

Đầu tiên, bạn phải lấy chứng chỉ. Tại Comodo, đó là một quy trình gồm hai bước.

  1. Bạn phải đăng ký chữ ký điện tử có liên quan đến ID email của bạn. Bấm vào đây để tanh ấy chữ ký điện tử miễn phí mẫu đăng ký. Ở đây, bạn đề cập đến ID email mà bạn muốn có ID email. Bạn cũng có thể tạo mật khẩu thu hồi trong trường hợp bạn muốn thu hồi chứng chỉ sau này. Bạn có thể có lý do để thu hồi chứng chỉ sau khi bạn cảm thấy khóa chứng chỉ của mình bị người khác sao chép và sử dụng hoặc khi bạn quên mật khẩu bạn đã đặt sau khi nhập chữ ký số vào Microsoft Outlook hoặc các ứng dụng email khác.
  2. Sau khi bạn điền vào đơn đăng ký, một liên kết sẽ được gửi đến ID email của bạn đã được đề cập trong đơn đăng ký. Khi bạn nhấp vào liên kết trong email sau khi điền đơn đăng ký chữ ký số email, trang web sẽ cố gắng cài đặt chứng chỉ trên máy tính của bạn. Bạn sẽ được hệ thống nhắc về việc có cho phép trang web cài đặt chứng chỉ hay không. Cho phép nó để nó được cài đặt.

Mẫu đơn như hình bên dưới. Điền vào tất cả các chi tiết. Bạn sẽ phải cuộn xuống toàn bộ thỏa thuận trước khi có thể nhấp vào nút Accept. Bạn có thể được nhắc hai lần nhấp vào nút Accept trong một số trường hợp.

Hình 3 - Ứng dụng cho chứng chỉ email kỹ thuật số miễn phí

Vì lý do bảo mật, bạn cần thực hiện cả hai thao tác – điền vào ứng dụng và nhấp vào liên kết để cài đặt chứng chỉ – bằng cùng một trình duyệt. Nếu bạn nhấp vào liên kết để mở bằng trình duyệt khác, nó sẽ không cài đặt chứng chỉ.

Cách nhập chữ ký số email vào Outlook

Mặc dù chúng ta đang nói về Outlook, quá trình này tương tự như tất cả các ứng dụng email. Điều này cũng có thể được chia thành hai nhiệm vụ như sau:

  1. Xuất chứng chỉ mới được cài đặt đến một nơi nào đó bạn biết
  2. Nhập chứng chỉ vào Outlook hoặc các ứng dụng email khác

Để xuất chứng chỉ mới được cài đặt, trước tiên, bạn cần tìm chứng chỉ đó trên máy tính của mình. Nhấn WinKey + R để mở hộp thoại Run. Kiểu certmgr.msc trong hộp văn bản và nhấn phím Enter. Thao tác đó sẽ mở Trình quản lý chứng chỉ Windows. Hướng đến Personal > Certificates trong ngăn bên trái để xem chứng chỉ chữ ký số miễn phí từ Comodo.

Nhấp đúp vào chứng chỉ để mở nó. Trên Details nhấp vào Copy to File để xuất chứng chỉ. Thao tác này sẽ mở Certificate ExportImport Wizard. Sử dụng trình hướng dẫn để xuất tệp đến một nơi nào đó mà bạn có thể nhớ lại. Bạn sẽ cần kiến ​​thức về đường dẫn nơi bạn đã lưu trữ để nhập chứng chỉ vào Outlook.

Sau khi bạn xuất chữ ký điện tử cho email, hãy mở Outlook nếu nó chưa được mở. Bấm vào FileOptions. Nhấp vào tùy chọn cuối cùng có nội dung Trust Center và sau đó nhấp vào Trust Center Settings.

Nhấp vào tùy chọn nói Email Security trong ngăn bên trái và trong ngăn bên phải, nhấp vào Import/Export(Xem hình ảnh bên dưới)

thêm Chữ ký kỹ thuật số trong Microsoft Outlook

Khi bạn nhấp vào Import/Export , bạn sẽ nhận được một hộp thoại như hình dưới đây.

Điều hướng và chọn chứng chỉ bạn đã xuất bằng phương pháp trên. Trong trường Password, hãy nhập mật khẩu để người khác không thể hack chữ ký. Bạn sẽ lại được nhắc đặt mức bảo mật. Nếu bạn chọn High, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mỗi khi gửi email bằng ID email liên quan. Cài đặt Low sẽ chỉ yêu cầu bạn cấp quyền truy cập chứng chỉ kỹ thuật số.

Hình 5 - Nhập chứng chỉ chữ ký email

Sau khi bạn đã nhập chứng chỉ số vào Outlook, hãy đóng các hộp thoại đang mở.

Đây là cách thêm chữ ký điện tử vào Outlook hoặc các ứng dụng email khác. Chúng tôi đã sử dụng ví dụ Comodo vì nó miễn phí.

thêm Chữ ký kỹ thuật số trong Microsoft Outlook

  • Thẻ: Quan điểm